a2 Administrativo configurable

Existe cierta similitud entre la vida y la tecnología, y es que ambas ocurren vertiginosamente, día a día nos asombramos con cosas nuevas, a veces fuera de nuestra comprensión.

a2 te sorprenderá y te hará sentir el placer de lograr todo aquello que quisieras hacer y hacerlo bien, sin fronteras para tu imaginación.

a2 es una herramienta administrativa configurable que permite consolidar operaciones administrativas bajo un sólido concepto y una amigable interfaz que la convertirá en la mejor aliada de la gerencia moderna. Esto es donde a2 es único, ninguna otra solución en el mercado hoy proporciona, la funcionalidad y la habilidad incomparable de adaptarse a la solución rápidamente e incluso a los cambios más complejos.

La organización administrativa de a2 esta conformada en módulos o departamentos, todos relacionados de manera lógica.
- Inventario
- Proveedores
- Clientes
- Bancos
- Ventas
- Consolidación Contable
- Vendedores
- Reportes del Sistema
- Compras
- Generador de Informes Personalizados

La herramienta cuenta con un módulo de administración de usuarios que reúne una serie de características que lo convierte en producto único en su estilo, entre ellas están: Bases de datos configurables. Posibilidad de crear campos adicionales a las bases de datos e incorporarlas fácilmente al sistema y a los formatos de impresión. Directorios de datos asignados por el administrador del sistema. Administración de números de correlativos y parámetros del sistema. Creación de cuentas de usuarios.

Generador de Informes Personalizado: Incorpora el más poderoso, avanzado y flexible generador de Informes. Cuenta con una facilidad y con un concepto muy amigable que le permite crear informes, sin complicaciones. Lo que reducirá de manera sustancial el tiempo y costo en la distribución de información importante para la toma de decisiones.

Contribuyentes Especiales: Incorpora la nueva providencia Administrativa del Seniat con respecto a los contribuyentes especiales y su función como agentes de Retención para el impuesto al valor agregado (IVA). Es importante también resaltar que aquellos contribuyentes ordinarios que le vendan a contribuyentes especiales deben llevar el control sobre el IVA retenido ya que el mismo debe reflejarse en el libro de ventas para el momento de la liquidación del impuesto.

Código Único Asociado: Es una utilidad muy práctica que sirve para relacionar uno o más códigos aparte del identificador original del producto. Pueden ser aplicados a cualquier producto, siendo de gran utilidad a productos matriciales (tallas y colores) y las ofertas y presentaciones.

Consolidación Administrativa Contable: Una de las características más resaltantes es la facultad de consolidar la información administrativa hacia la contabilidad con una gran flexibilidad en cuanto a la manera de construcción del comprobante. a2 siempre siguiendo un esquema innovador y práctico implementa esta nueva alternativa para crear comprobante sin alterar el estilo de contabilización de la empresa o contador. Para complementar la gestión consolidadora se le incluyó la posibilidad de implementar centros de costos en todas las transacciones para luego ser trasladadas hacia la contabilidad, todas estas nuevas características tienen como finalidad satisfacer la diferentes gamas de usuarios del mercado venezolano.

Consolidación Bancaria Contable: Esta opción le permitirá postear todos los movimientos generados en el módulo de bancos a contabilidad de forma automática.

Facturación en lotes (Colegios - Clubes): Asignar Cargos automáticos por autorizados al igual que la posibilidad de descuentos sobre el precio establecido de los cargos. Preliminar de facturación en lotes, con esta opción usted podrá realizar procesos como visualizar, modificar, eliminar y comparar transacciones del preliminar de facturación para luego concluir el proceso con la totalización, sólo es permitido un preliminar a la vez.

Apartados: Posibilidad de manejar transacciones comerciales entre la empresa y sus clientes, donde el cliente abona en varias partes hasta cancelar la mercancía y generar la factura. No hay salida de inventario de forma inmediata. Según las políticas establecidas, los artículos pueden ser restados del inventario al momento de hacer el apartado o no.

Características Generales:

Manejo de alto nivel de transacciones de manera confiable.

Multi Moneda.

Multi Usuario.

Bases de datos configurables: Posibilidad de crear campos adicionales a las mismas e incorporarlas fácilmente al sistema y a los formatos de impresión.

Formas (pantallas) configurables.

Formatos de impresión adaptables a los existentes en las empresas y posibilidad de crear múltiples documentos de salida por transacción (factura, presupuesto, orden de compra, entre otros) y dirigirlos a cualquier impresora instalada en la red.

Posibilidad de generar codificación automática o rellenar los códigos con ceros automáticamente.

La herramienta cuenta con un módulo de administración de usuarios que reúne una serie de características que lo convierte en producto único en su estilo.

Menús totalmente diseñados según las necesidades de cada empresa.

Construcción de sólidos perfiles de usuario con la ayuda de políticas por transacciones que permiten una fácil administración y mantenimiento.

Estadísticas, proyecciones y gráficos acumulables hasta 36 meses ó periodos. Teniendo la opción de cierre de estadísticas, para aquellos usuarios que trabajan con periodos abiertos ó superiores a un mes, inclusive para los usuarios que operan con periodos extendidos, se elaboró la opción de cierre de estadísticas, que permite sin la necesidad de elaborar el cierre de periodo, inicializar las estadísticas para el nuevo periodo.

Guías de Despacho: Incorporación de las guías de despacho que permite la creación de documentos, asociando las facturas emitidas de manera parcial o total para controlar de forma efectiva la entrega de la mercancía.La Guía de despacho es un documento que justifica la entrega de una mercancía en forma y tiempo. Si su cliente firma la guía y usted recibe una copia de esta recepción, es la mejor manera de evitar futuros problemas a la hora del cobro de las facturas. De esta forma usted puede justificar la entrega de la mercancía, para posteriormente cobrar la factura.

Planificación de Cobranza: Conjunto de actividades que realiza una empresa para la recuperación del crédito otorgado, para la adquisición de productos o servicios que fueron proporcionados a sus clientes.

Manejo de Caja Chica: Incorporación de módulo para el manejo de caja chica. Aquellas empresas que quieran controlar las salidas de efectivo pueden utilizar esta nueva herramienta. Al mismo tiempo la versatilidad del mismo permite incorporar en el libro de compras aquellas facturas que se pagan por caja chica y tienen crédito fiscal.

Las operaciones de compra cuentan con una variable al momento de totalizar que se denomina “Fecha Libro”. El objetivo de esta nueva variable es poder reflejar un documento de una fecha en el libro de un período posterior.

Posibilidad de configurar desde el módulo de títulos y correlativos que las retenciones de IVA, tanto en ventas como en compras sean aplicadas al momento del pago.

Manejo de formato para el libro de venta que lo identificamos con el nombre de “Isla de Margarita”. Este nuevo formato expresa las ventas con parámetros exigidos por el Seniat en la isla y en la zona franca de Paraguana.

Inclusión de series para todas las transacciones de cuentas x cobrar (facturas, notas de débito y crédito) que afecten el libro de ventas .

Inclusión de centros de costos para todas las operaciones de cuentas x cobrar.

Manejo de los clientes eventuales como los maneja el punto de venta.

Posibilidad de compartir el mismo correlativo para las devoluciones de venta y notas de crédito que afecten el libro de ventas. Activando esta nueva propiedad logramos al momento de imprimir el libro de ventas que estas 2 transacciones logren un correlativo único y al mismo tiempo todas aparecen con la descripción de N/C en el libro.

Emisiones de Órdenes de Pago: Incorporación de las ordenes de Pago. A través de este nuevo módulo la cancelación de las cuentas x pagar puede ser gestionada para su posterior pago desde el módulo de bancos. Con solo activar la política en la sección de bancos de permitir la elaboración de ordenes de pago, el sistema activa una opción en cuentas x pagar para el uso de las mismas.

Manejo de seriales de los productos.

Histórico de Seriales: Crea un histórico de todos los seriales procesados y deja en el sistema sólo los disponibles.

Manejo de Tallas y Colores.

Manejo de Lotes y Vencimientos (Medicinas).

Características Generales (Continuación):

Histórico de Operaciones.

Históricos de Clientes: Permite llevar la información acumulada del último precio que se le dio al cliente en los ítems de inventario, igualmente registra la información relacionada al documento con el cual se hizo la transacción.

Histórico de Bancos: Crea un histórico de las transacciones conciliadas permaneciendo luego en el módulo de bancos sólo las transacciones actuales.

Ofertas y Presentaciones: La posibilidad de elaborar Ofertas en la aplicación es una de las bondades más resaltantes además de ser bastante flexible y fácil de configurar. Pudiendo llevar la oferta a un nivel más específico, en función del tiempo. Los parámetros variables son: Rango de fecha en el cual la oferta podrá ser usada por el departamento de ventas además el horario por día. Presentaciones: Manejo de Unidad Completa y Detallada: Esta es una de las bondades mas resaltantes de la aplicación ya que le amplia las diferentes alternativas que puede tener para facturar un producto del inventario, además que le permitirá tener el control de las operaciones de inventario específicamente de las ventas unidades tanto por caja como detallado. La aplicación maneja cada una de las presentaciones elaboradas como Precios diferentes de ese ítem esto lo podrá visualizar en el módulo de facturación al momento de seleccionar el precio de venta es decir en el campo PRECIO.

Manejo de Imágenes (fotos, logos) en todos los archivos.

Privacidad del documento: Característica que permite que las transacciones no sean manejadas por todos los usuarios protegiendo así, información confidencial.

Kardex de Inventario: De esta forma el reporte de inventario incluye las operaciones realizadas de forma cronológica para cualquier fecha del período en curso.

Consulta Histórica de Movimientos de Inventario: Posibilidad de visualizar las operaciones de inventario sin la necesidad de activar períodos anteriores.

Creación de Terceros: El módulo de sistema cuenta con una opción que permite crear en la contabilidad de forma automática todos los clientes y proveedores como terceros.

Reporte Fiscal de Ventas: Posibilidad de emitirle reporte con un formato que permite detallar por cada uno de los puntos de ventas información de ventas con detalles fiscales como son: montos en las diferentes bases gravadas, impuestas, correlativo de inicio y final del día, montos vendidos en efectivo, cheques y tarjetas.

Posibilidad de Ajustar precios en las transacciones que permite de una manera bien dinámica y sencilla, consultar la rentabilidad que una determinada transacción tiene, así como cambiar los precios de manera individual ó toda la operación para ajustarla a un porcentaje ó precio determinado.

Anulación de Operaciones: El sistema permite anular operaciones de Ventas (Facturas y Devoluciones) y operaciones de Compra (Facturas y Devoluciones). De igual forma elabora el reverso de toda la operación en los inventarios, ventas y compras, cuentas x cobrar y pagar. El sistema mantiene un archivo de auditoria que permite verificar el documento anulado, pudiendo el usuario en cualquier momento, ver los productos involucrados en la transacción, así como la forma de pago del mismo.

Elaboración de Formatos para Libros de Compras y Ventas: Cuenta con un poderoso editor de formatos para la elaboración y adecuación de los libros de compras y ventas que le permite personalizar a cada usuario su libro dependiendo del tipo de contribuyente que sea y de los productos que venda.

Asignación de Número de Control: Este Módulo el usuario puede asignar antes de imprimir los libros, los controles a cada documento en lote. Las facturas que tengan más de una página, son registradas automáticamente de forma tal, que el sistema sabe cuales son los documentos que llevan 2 ó más controles.

Auditoria de Documentos: Módulo para auditoria de documentos. (Consolidación contable).

Módulo de Financiamiento: Forma de pago financiamiento hasta 60 meses, manejo de interés simple ó valor futuro, posibilidad de manejar inicial mínima, cuota ó giros por defecto y en forma manual, manejo de cuotas extraordinarias.

Importación y Exportación de precios hacia sucursales.

Módulo de sucursales el cual está conformado por 2 aplicaciones: Módulo de (Casa Matriz) y Módulo de (Oficinas - Sucursales), los cuales están integrados a la aplicación a2 Herramienta Administrativa Configurable, permitiendo el envío y recepción de datos para mantener la información al día de forma segura e integra. Envío de precios y productos: Ejecuta la transferencia de los precios de productos, ofertas activas o presentaciones. Envío de Transacciones: Operaciones como traslados de mercancía pueden ser enviadas de forma automática a la sucursal, evitando así la intervención del usuario en la entrada de datos. Recibir Transacciones: Permite procesar las operaciones que se generen en la sucursal. Consulta de Existencias: Cuando las operaciones de las sucursales son enviadas a casa matriz, existe la posibilidad de enviar la existencia disponible de cada ítem. De esta forma se puede consultar y comparar con la existencia local. Módulo de Reportes: Permite elaborar reportes comparativos de ventas y unidades vendidas totalizadas por cada una de las sucursales existentes.

Manejo Contribuyentes Especiales: Incorpora la providencia Administrativa del Seniat con respecto a los contribuyentes especiales y su función como agentes de Retención para el Impuesto de Valor Agregado (IVA). La aplicaron dispone de una variedad de reportes que permite de manera resumida ó detallada llevar un control de las retenciones que se han aplicado así como aquellas de las que han sido objeto. Los reportes disponibles son los siguientes: Reporte de retenciones por proveedor, Reporte de retenciones del periodo.

El sistema dispone de un módulo que permite la visualización de todas las retenciones que se hicieron durante el período. Al mismo tiempo para aquellas compañías que tienen un alto volumen de transacciones es posible imprimir un solo comprobante que refleje todas las retenciones del período.

Desde el módulo de retenciones de IVA. es posible también elaborar el archivo texto, el cual puede ser enviado al Seniat a través de su página Web.

Alícuota Reducida: Para contribuyentes que vendan ó compren productos gravados al 8% (alícuota reducida) ó 10% (alícuota adicional).

Posibilidad del manejo de las series para la facturación en lote.

Posibilidad de visualizar un histórico de operaciones al módulo de clientes y proveedores

Posibilidad de elaborar programas ejecutables o librerías dll e incorporarlas directamente en el menú de a2.

Para La Declaración y Pago del Impuesto Al Valor Agregado la aplicación le ofrece la posibilidad de la Impresión de la Forma IVA 00030.

Reconversión Monetaria: 1 de Octubre de 2007

Nueva variable % para el manejo de los formatos de impresión Relacionados con la Reconversión Monetaria: A fin de facilitar el aprendizaje de las equivalencias, a partir del 1º de octubre de 2007, todas las ofertas de bienes y servicios, por ejemplo, revistas, menús de comida, matrículas escolares, publicidad, avisos clasificados, servicios públicos, alimentos, entre otros, deberán indicarse tanto en bolívares actuales como en “bolívares fuertes”. Así, por ejemplo, un comercio de electrodomésticos deberá incluir en las etiquetas de sus productos la descripción de su precio tanto en “Bs.” como en “Bs. F.”.A partir del 1° de enero de 2008, los precios continuarán expresándose tanto en bolívares fuertes como en su equivalente en bolívares actuales hasta la fecha que el Banco Central de Venezuela así lo determine.

Posibilidad de Realizar el reporte de la Lista de Precios e incluir una columna que contemple dichos precios ya convertidos a Bs. F.

Posibilidad de visualizar los precios de venta expresados en Bs. y Bs. F, desde las ventanas de información nos permite la Consulta de precios, contemplando el manejo de las dos monedas.

Reconversión Monetaria: 1 de Enero de 2008

La nueva opción denominada “Reconversión Monetaria” que encontraremos en la sección de Sistema de la versión 3.0, tiene como objetivo la reconversión de todos los montos del sistema que expresen Bolívares (Bs.) a su equivalente en Bolívares Fuertes (Bs.F) según la fórmula aprobada por el Banco Central de Venezuela.

La reconversión es aplicada a los montos del período actual así como a los montos de las transacciones de los históricos para poder elaborar reportes comparativos consistentes.

Como bien sabemos, la nueva moneda entrara en circulación a partir del 01 de Enero de 2008, sin embargo, el módulo de reconversión proporciona una opción denominada SIMULACIÓN, que hace de manera automática una copia de los datos en otro directorio y aplica la conversión monetaria a ese directorio; con esto logramos un proceso perfecto de simulación que nos permitirá verificar y anticipar los resultados, de manera que cuando llegue la fecha definitiva estemos seguros de que lo datos no presentan error alguno.

Una vez que el sistema ha sido actualizado, se incorpora el uso de las 2 monedas en las transacciones que manejan efectivo, entre otras:

Emisión de facturas - Forma de Pago - Manejo del Vuelto

Compra de Mercancía

Elaboración de adelantos desde cuentas x cobrar y pagar

Pagos y Abonos desde cuentas x cobrar y pagar

Depósitos de Banco

Módulo de Caja Chica-Entrada-Depósito a Banco- Disponible en Caja Chica

Calculadora con posibilidad de manejar los Bs. Fuertes.